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Ein Projektstrukturplan (PSP), auch Work Breakdown Structure (WBS) genannt, ist eine hierarchische Übersicht aller Projektaufgaben. Er zerlegt das Gesamtprojekt in Teilprojekte und diese in konkrete Arbeitspakete. So siehst du auf einen Blick, was zu tun ist, und hast die Grundlage für Zeitplan und Ressourcenplanung.
Hier bekommst du den Aufbau erklärt, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung, drei Beispiele für verschiedene Projekttypen und eine Vorlage zum Kopieren.
PSP vs. Zeitplan, Gantt und Meilensteinplan
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage: Was muss gemacht werden? Er zeigt die inhaltliche Struktur, nicht die zeitliche Abfolge. Das unterscheidet ihn von anderen Planungsinstrumenten.
Der Zeitplan ordnet die Arbeitspakete zeitlich ein: Wann startet was, wann endet es? Das Gantt-Diagramm visualisiert diese zeitliche Abfolge als Balkendiagramm mit Abhängigkeiten. Ein Meilensteinplan zeigt nur die wichtigsten Zwischenziele und Endtermine, ohne alle Arbeitspakete darzustellen.
In der Praxis erstellst du zuerst den PSP, überträgst dann die Arbeitspakete in den Zeitplan und leitest daraus Meilensteine ab. Für deine Projektarbeit wird der PSP häufig gefordert, weil Betreuende und Prüfungsausschüsse sehen wollen, wie du das Projekt inhaltlich strukturiert hast. Prüfe die konkreten Anforderungen deiner Institution.
Projektstrukturplan: Aufbau und Gliederungsarten
Der Aufbau eines PSP folgt dem Top-down-Prinzip: Vom Projektziel über Teilprojekte zu Arbeitspaketen. Die typische Hierarchie hat drei bis vier Ebenen.
In Projektarbeiten reichen meist drei Ebenen: Ebene 1 ist das Gesamtprojekt (Projektziel). Ebene 2 untergliedert in Teilprojekte oder Phasen. Ebene 3 enthält die Arbeitspakete, die kleinsten planbaren Einheiten mit einem klaren Ergebnis. Bei komplexeren Projekten kann eine vierte Ebene sinnvoll sein, ist aber selten nötig.
Die 100-Prozent-Regel stellt sicher, dass dein PSP vollständig ist: Alle Elemente einer Ebene müssen zusammen exakt das übergeordnete Element ergeben, nicht mehr und nicht weniger. So vermeidest du Lücken und Überschneidungen.
Beispiel: Unter dem Teilprojekt „Analyse" stehen die Arbeitspakete „Ist-Zustand erheben", „Anforderungen definieren" und „Soll-Konzept erstellen". Fehlt „Stakeholder-Interviews führen", obwohl du sie brauchst, ist das eine Lücke. Taucht „Anforderungen definieren" auch unter „Projektmanagement" auf, hast du eine Überschneidung. Beides korrigierst du, bis die 100-Prozent-Regel erfüllt ist.
Phasenorientierte Gliederung
Du strukturierst nach zeitlichen Projektphasen wie Analyse, Konzeption, Umsetzung und Abschluss. Diese Gliederung eignet sich für Projekte mit klarem sequenziellem Ablauf, bei denen eine Phase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt.
Objektorientierte Gliederung
Du gliederst nach den Bestandteilen des Projektergebnisses. Bei einer Software wären das Frontend, Backend und Datenbank. Diese Gliederung passt, wenn dein Ergebnis aus mehreren Komponenten besteht, die sich unabhängig voneinander entwickeln lassen.
Funktionsorientierte Gliederung
Du gliederst nach Funktionsbereichen oder Verantwortlichkeiten wie Entwicklung, Qualitätssicherung und Dokumentation. Diese Variante eignet sich, wenn verschiedene Fachbereiche oder Personen klar abgegrenzte Aufgaben haben.
Welche Gliederungsart passt zu deinem Projekt?
Die Wahl der Gliederungsart hängt von deinem Projekttyp ab. Dieser Schnellcheck hilft dir bei der Entscheidung.
Phasenorientiert, wenn dein Projekt einen klaren zeitlichen Ablauf hat und die Phasen aufeinander aufbauen. Typisch für IHK-Projektarbeiten mit vorgegebenen Phasen.
Objektorientiert, wenn dein Ergebnis aus mehreren Komponenten besteht, die sich getrennt entwickeln lassen. Typisch für Softwareprojekte, Produktentwicklung oder Events mit mehreren Teilbereichen.
Funktionsorientiert, wenn verschiedene Fachbereiche oder Teams beteiligt sind und du die Verantwortlichkeiten abbilden willst. Typisch für größere Organisationsprojekte.
Mischform, wenn keine Variante allein passt. Die oberste Ebene kann phasenorientiert sein, einzelne Phasen objektorientiert untergliedert. Hauptsache, die Struktur ist logisch nachvollziehbar.
Projektstrukturplan erstellen: Schritt für Schritt
Mit diesem Vorgehen erstellst du einen vollständigen PSP für deine Projektarbeit.
Formuliere das Projektziel in einem Satz. Was soll am Ende erreicht sein? Dieses Ziel steht als oberstes Element (Ebene 1) im PSP. Beispiel: „Einführung eines Online-Buchungssystems für Konferenzräume".
Entscheide dich für phasenorientiert, objektorientiert oder funktionsorientiert (siehe Schnellcheck oben). Phasenorientiert passt oft, wenn deine Institution Phasen vorgibt (z. B. IHK). Besteht dein Ergebnis aus parallelen Komponenten, ist objektorientiert besser. Stehen Rollen oder Teams im Fokus, wähle funktionsorientiert.
Gliedere das Projektziel in drei bis sechs Teilprojekte (Ebene 2). Für jedes Teilprojekt fragst du: Welche konkreten Ergebnisse müssen vorliegen? Diese werden zu Arbeitspaketen (Ebene 3). Bei komplexen Teilprojekten kannst du eine vierte Ebene ergänzen.
Nummeriere jedes Element hierarchisch: 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2 usw. Die Codes brauchst du später für Zeitplan, Dokumentation und Kommunikation.
Prüfe für jede Ebene: Ergeben alle untergeordneten Elemente zusammen das übergeordnete Element? Wenn ja, ist dein PSP vollständig. Wenn nicht, fehlt etwas oder es gibt Überschneidungen.
Optional kannst du im Anschluss für jedes Arbeitspaket den Aufwand in Stunden schätzen. Das ist die Grundlage für deinen Zeitplan.
PSP-Beispiele für verschiedene Projekttypen
Die folgenden Beispiele zeigen Projektstrukturpläne für verschiedene Projekttypen. Passe die Struktur an dein konkretes Thema an.
1 Projektmanagement
- 1.1 Projektantrag erstellen
- 1.2 Projektplanung durchführen
- 1.3 Dokumentation erstellen
2 Analyse
- 2.1 Ist-Zustand erheben
- 2.2 Anforderungen definieren
- 2.3 Soll-Konzept erstellen
3 Realisierung
- 3.1 Entwicklungsumgebung einrichten
- 3.2 Kernfunktionen implementieren
- 3.3 Tests durchführen
4 Abschluss
- 4.1 Abnahme durchführen
- 4.2 Anwendereinweisung halten
Warum phasenorientiert? Die IHK gibt für IT-Projekte oft Phasen vor (Analyse, Realisierung, Abschluss). Diese bauen aufeinander auf: Ohne Soll-Konzept keine Implementierung, ohne Tests keine Abnahme. Die phasenorientierte Gliederung bildet diesen Ablauf direkt ab.
1 Veranstaltungskonzept
- 1.1 Zielgruppe definieren
- 1.2 Programm erstellen
2 Location und Technik
- 2.1 Räumlichkeiten auswählen
- 2.2 Technikbedarf ermitteln
3 Kommunikation
- 3.1 Einladungen versenden
- 3.2 Social-Media-Kampagne umsetzen
4 Durchführung und Nachbereitung
- 4.1 Event durchführen
- 4.2 Feedback auswerten
Warum objektorientiert? Die Teilbereiche Konzept, Location und Kommunikation sind relativ unabhängig voneinander. Während das Programm entsteht, kann parallel die Location gesucht werden. Diese Parallelisierbarkeit macht die objektorientierte Gliederung hier sinnvoll.
1 Vorbereitung
- 1.1 Forschungsfrage formulieren
- 1.2 Literaturrecherche durchführen
2 Methodik
- 2.1 Erhebungsinstrument entwickeln
- 2.2 Stichprobe festlegen
3 Datenerhebung
- 3.1 Befragung durchführen
- 3.2 Daten aufbereiten
4 Auswertung und Dokumentation
- 4.1 Statistische Analyse durchführen
- 4.2 Ergebnisbericht erstellen
Warum phasenorientiert? Bei empirischen Studien baut jede Phase strikt auf der vorherigen auf: Die Befragung kann erst starten, wenn der Fragebogen fertig ist. Die Auswertung setzt erhobene Daten voraus. Diese sequenzielle Abhängigkeit macht phasenorientiert zur logischen Wahl.
Vorlage zum Kopieren
Mit dieser Vorlage kannst du deinen PSP direkt erstellen. Ersetze die Platzhalter durch deine konkreten Teilprojekte und Arbeitspakete.
[Projektname/Projektziel]
1 [Teilprojekt/Phase A]
- 1.1 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
- 1.2 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
2 [Teilprojekt/Phase B]
- 2.1 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
- 2.2 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
3 [Teilprojekt/Phase C]
- 3.1 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
- 3.2 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
4 [Teilprojekt/Phase D]
- 4.1 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
- 4.2 [Arbeitspaket mit Ergebnis]
Arbeitspakete richtig definieren
Die unterste Ebene des PSP enthält Arbeitspakete. Sie sind das Herzstück der Planung, weil du auf dieser Ebene Aufwand schätzt und später den Fortschritt kontrollierst. Ein gut definiertes Arbeitspaket erfüllt diese Kriterien.
Ergebnis formuliert? Das Arbeitspaket beschreibt ein Ergebnis, nicht eine Tätigkeit. Statt „Recherchieren" schreibst du „Anforderungskatalog erstellen".
Abschlusskriterium erkennbar? Es muss klar sein, wann das Paket fertig ist. „Konzept erstellt und freigegeben" ist prüfbar, „an Konzept arbeiten" nicht.
Aufwand schätzbar? Du solltest den Aufwand in Stunden einschätzen können. Wenn das nicht geht, ist das Paket zu groß oder zu unklar.
Eindeutig abgegrenzt? Das Arbeitspaket überschneidet sich nicht mit anderen Paketen. Jede Aufgabe gehört genau in ein Paket.
PSP-Code vergeben? Jedes Paket hat eine eindeutige Nummer, die seine Position in der Hierarchie zeigt (z. B. 2.3.1).
In manchen Kontexten wird zusätzlich ein Arbeitspaket-Steckbrief erstellt, der Verantwortliche, Aufwand, Start- und Endtermin sowie Abnahmekriterien dokumentiert. Für Projektarbeiten ist das selten nötig, aber hilfreich, wenn du bei der Stundenplanung systematisch vorgehen willst.
Detailtiefe: Wie fein sollte der PSP sein?
Die richtige Detailtiefe hängt von deinen Vorgaben und dem Projektumfang ab. Es gibt keine universelle Regel, aber diese Leitplanken helfen.
Ein typisches Beispiel: Bei IHK-Projektarbeiten ist oft eine feste Stundenzahl vorgegeben (z. B. 35 oder 70 Stunden je nach Beruf). In diesem Fall schneidest du die Arbeitspakete so, dass die Summe der geschätzten Aufwände die Gesamtstunden ergibt. Wenn dein Paket „Implementierung" mit 20 Stunden zu groß wirkt, teilst du es in „Kernfunktion A implementieren" (8 h) und „Kernfunktion B implementieren" (12 h).
Bei Hochschul-Projektarbeiten mit mehrwöchiger Laufzeit können Arbeitspakete auch mehrere Tage umfassen. Entscheidend ist, dass du den Fortschritt kontrollieren kannst. Als grober Richtwert: Ein Arbeitspaket sollte innerhalb von ein bis fünf Arbeitstagen abschließbar sein. Je nach Projektvorgaben können Pakete aber auch kürzer oder länger sinnvoll sein.
Zu grob ist der PSP, wenn du bei einem Arbeitspaket nicht sagen kannst, was genau zu tun ist oder wie lange es dauert. Zu fein ist er, wenn du Einzeltätigkeiten wie „E-Mail schreiben" oder „Datei speichern" als Pakete führst. Solche Kleinstaufgaben gehören nicht in den PSP.
Manche Prüfungsordnungen oder Betreuende erwarten eine bestimmte Gliederungstiefe oder -form. Kläre vor der Erstellung, ob es konkrete Anforderungen gibt. Bei IHK-Prüfungen findest du Hinweise im Projektantrag oder in den Durchführungshinweisen.
PSP in Word, Excel und PowerPoint umsetzen
Für die Umsetzung deines PSP brauchst du keine Spezialsoftware. Word, Excel und PowerPoint bieten jeweils passende Möglichkeiten.
Projektstrukturplan in Word oder PowerPoint
Nutze die SmartArt-Funktion unter „Einfügen" → „SmartArt". Wähle unter „Hierarchie" ein Organigramm-Layout. Du kannst Ebenen hinzufügen, Farben anpassen und das Diagramm als Bild exportieren. Der Vorteil von PowerPoint: Du kannst den PSP direkt in deine Präsentation einbinden.
Projektstrukturplan in Excel
Excel eignet sich für die tabellarische Darstellung des PSP, nicht für Hierarchie-Grafiken. Lege Spalten für PSP-Code, Bezeichnung, Ebene und optional Aufwand oder Verantwortliche an. Diese Tabelle ist die Grundlage für deinen Zeitplan und lässt sich leicht erweitern.
Exportiere deinen fertigen PSP als Bild (PNG oder JPG), bevor du ihn in deine Projektarbeit einfügst. So bleibt die Formatierung erhalten, auch wenn du das Dokument auf einem anderen Rechner öffnest.
Typische Fehler vermeiden
Unvollständige Erfassung: Arbeitspakete werden vergessen. Prüfe mit der 100-Prozent-Regel: Ergeben alle Elemente einer Ebene zusammen das übergeordnete Element? Wenn nicht, fehlt etwas. Die Korrektur: Gehe jedes Teilprojekt einzeln durch und frage, welche Ergebnisse nötig sind.
Zu grobe Arbeitspakete: „Softwareentwicklung" ist kein Arbeitspaket, sondern ein Teilprojekt. Die Korrektur: Zerlege das Paket, bis du den Aufwand in Stunden schätzen kannst und klar ist, was am Ende fertig sein muss.
Zu feine Gliederung: Jede Kleinigkeit wird zum eigenen Paket. Die Korrektur: Fasse zusammen, was zusammengehört. Als Orientierung gilt: Ein Arbeitspaket sollte typischerweise mindestens eine Stunde Aufwand haben, je nach Projektvorgaben kann das aber variieren.
Aktivitäten statt Ergebnisse: „Recherchieren" beschreibt eine Tätigkeit, kein Ergebnis. Die Korrektur: Formuliere, was am Ende vorliegt, z. B. „Anforderungskatalog erstellt".
Fehlende Nummerierung: Ohne PSP-Codes sind Referenzen im Zeitplan und in der Dokumentation unklar. Die Korrektur: Vergib jedem Element einen eindeutigen Code, der die Hierarchie abbildet.
Vom PSP zum Zeitplan: Aufwand, Abhängigkeiten, Meilensteine
Der PSP zeigt, was zu tun ist. Für die Planung brauchst du zusätzlich, wie lange jedes Paket dauert und in welcher Reihenfolge die Pakete bearbeitet werden.
Im ersten Schritt schätzt du für jedes Arbeitspaket den Aufwand in Stunden. Wenn du eine vorgegebene Gesamtstundenzahl hast (wie bei vielen IHK-Projektarbeiten), verteilst du diese auf die Pakete. Die Summe sollte zur Vorgabe passen.
Dann legst du Abhängigkeiten fest: Welche Pakete können parallel laufen, welche bauen aufeinander auf? Das Soll-Konzept muss fertig sein, bevor die Implementierung startet. Die Befragung kann erst nach der Fragebogenentwicklung beginnen.
Die Arbeitspakete mit Aufwand und Abhängigkeiten überträgst du in ein Gantt-Diagramm. Dort siehst du, ob dein Plan in die verfügbare Zeit passt. Wichtige Zwischenziele wie „Konzept abgenommen" oder „Implementierung abgeschlossen" markierst du als Meilensteine.
Arbeitspakete aus dem PSP:
- 2.2 Anforderungen definieren → 6 h geschätzt
- 2.3 Soll-Konzept erstellen → 8 h geschätzt
Abhängigkeit: Das Soll-Konzept (2.3) kann erst starten, wenn die Anforderungen (2.2) abgeschlossen sind.
Meilenstein: Nach 2.3 setzt du den Meilenstein „Konzeptphase abgeschlossen". Im Gantt zeigst du 2.2 als ersten Balken, 2.3 beginnt direkt danach, und der Meilenstein markiert das Ende der Phase.
Nächste Schritte: Schätze für jedes Arbeitspaket den Aufwand, lege die Abhängigkeiten fest und übertrage alles in einen Zeitplan oder ein Gantt-Diagramm. Markiere wichtige Zwischenziele als Meilensteine und plane Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen ein.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Ebenen sollte ein PSP in einer Projektarbeit haben?
Für die meisten Projektarbeiten reichen drei Ebenen: Gesamtprojekt, Teilprojekte und Arbeitspakete. Bei umfangreichen Projekten kann eine vierte Ebene sinnvoll sein. Mehr als vier Ebenen sind in Projektarbeiten selten nötig und machen die Struktur oft unübersichtlich.
Muss ein Projektstrukturplan nummeriert sein?
Eine Nummerierung ist üblich und wird in den meisten Kontexten erwartet. Jedes Element bekommt einen eindeutigen PSP-Code (z. B. 1.2.3). Alternativ sind auch Buchstabencodes (A.1, A.2) möglich, solange die Zuordnung eindeutig ist. So kannst du im Zeitplan und in der Dokumentation auf Arbeitspakete verweisen. Prüfe die konkreten Vorgaben deiner Institution.
Wie wende ich die 100-Prozent-Regel praktisch an?
Prüfe für jede Ebene: Ergeben alle untergeordneten Elemente zusammen das übergeordnete Element? Beispiel: Alle Arbeitspakete unter „Analyse" müssen zusammen die komplette Analysephase abdecken. Fehlt etwas, ist der PSP unvollständig. Gibt es Überschneidungen, hast du doppelte Arbeit erfasst.
Gehören Meetings und Kommunikation in den PSP?
Regelmäßige Abstimmungen wie Statusmeetings gehören nicht als eigene Arbeitspakete in den PSP. Sie sind Teil des Projektmanagements. Einmalige, ergebnisrelevante Termine wie „Kick-off durchführen" oder „Abnahme mit Auftraggeber" können hingegen als Arbeitspakete aufgenommen werden.
Wie mache ich aus Arbeitspaketen einen Zeitplan?
Schätze für jedes Arbeitspaket den Aufwand in Stunden. Lege dann die Reihenfolge fest: Welche Pakete können parallel laufen, welche bauen aufeinander auf? Diese Abhängigkeiten überträgst du in ein Gantt-Diagramm. Dort siehst du, ob dein Plan in die verfügbare Zeit passt.
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